การเขียนรายงาน

การเขียนรายงาน
การเขียนรายงาน คือ การเขียนรายละเอียดต่าง ๆ เกี่ยวกับการดำเนินงานของบุคคลในหน่วยงาน ซึ่งรายงานแต่ละประเภทนั้น ก็จะมีวิธีการเขียนที่แตกต่างกันออกไป รายงานจึงเป็นสิ่งจำเป็นและสำคัญในการบริหารงาน และการที่จะเสนอการเขียนรายงานนั้นให้ออกมาอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถผลิตออกมาได้อย่างรวดเร็วนั้น ควรที่จะมีการวางแผนกำหนดเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดของแต่ละรายงานไว้ด้วย

1. ความหมายและความสำคัญของรายงาน
รายงาน คือ การเสนอรายละเอียดต่าง ๆ เกี่ยวกับการดำเนินงานของบุคคลของหน่วยงาน เป็นสิ่งจำเป็นและสำคัญในการบริหารงานทั้งในหน่วยงานราชการและธุรกิจเอกชน เพราะรายงานจะบรรจุข้อมูลพื้นฐานที่ช่วยให้บุคลากรของหน่วยงานทราบนโยบาย เป้าหมาย ผลการปฏิบัติงาน ปัญหาอุปสรรคต่าง ๆ ในการดำเนินงาน ซึ่งการทำรายงานมีจุดมุ่งหมายคือ
1.1 เพื่อฝึกฝนให้นักศึกษามีนิสัยรักการเขียน
1.2 เพื่อส่งเสริมให้นักศึกษามีความรู้ ความคิดริเริ่ม รู้จักแสดงความคิดอย่างมีเหตุผล
1.3 เพื่อส่งเสริมให้นักศึกษาได้มีโอกาสศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติม
1.4 เพื่อฝึกให้มีความรู้ความสามารถในการวิเคราะห์เรื่องราวต่าง ๆ อย่างถูกต้อง
1.5 เพื่อส่งเสริมและฝึกทักษะทางภาษา
1.6 เพื่อปูพื้นฐานการศึกษาค้นคว้าและการเขียนรายงานสำหรับการศึกษาในขั้นสูงขึ้น

2. ประเภทของรายงาน
2.1 รายงานธรรมดา หรือรายงานทั่วไป เป็นรายงานข้อเท็จจริงหรือข้อคิดเห็นของบุคคลเกี่ยวกับเหตุการณ์ความเคลื่อนไหวของบุคคลสำคัญ หรือสถานการณ์อย่างใดอย่างหนึ่ง
2.2 รายงานทางวิชาการ เป็นรายงานที่ได้จากการศึกษาค้นคว้าวิจัย และมีลักษณะเป็นวิทยาศาสตร์
2.2.1 ภาคนิพนธ์หรือรายงานประจำภาค เป็นรายงานที่เรียบเรียงและรวบรวมจากการศึกษาค้นคว้าเรื่องหนึ่งเรื่องใดโดยเฉพาะ
2.2.2 วิทยานิพนธ์ เป็นรายงานที่เรียบเรียงจากการศึกษาค้นคว้าวิจัยข้อเท็จจริงอย่างละเอียดลึกซึ้งรอบคอบตามลำดับขั้นตอนของการวิจัย
ส่วนประกอบของการเขียนรายงาน
- หน้าปก อาจเป็นกระดาษแข็งสีต่าง ๆ
- หน้าชื่อเรื่อง ควรเขียนด้วยตัวบรรจงชัดเจนถูกต้อง เว้นระยะริมกระดาษด้านซ้ายและขวามือให้เท่ากัน
- คำนำ ให้เขียนถึงมูลเหตุจูงใจที่เขียนเรื่องนั้นขึ้น แล้วจึงบอกความมุ่งหมายและขอบเขตของเนื้อเรื่องในย่อหน้าที่สอง ส่วนย่อหน้าสุดท้ายให้กล่าวคำขอบคุณผู้ที่มีส่วนช่วยเหลือในการจัดทำการค้นคว้านั้นจนเป็นผลสำเร็จ
- สารบัญ หมายถึง บัญชีบอกบท
- สารบัญตาราง ให้เปลี่ยนคำว่า "บทที่" มาเป็น "ตารางที่"
- สารบัญภาพประกอบ เพื่อเสริมคำอธิบายเนื้อเรื่องให้เข้าใจง่ายและสมบูรณ์มากขึ้น
- ส่วนที่เป็นเนื้อเรื่อง ต้องลำดับความสำคัญของโครงเรื่องที่วางไว้ ถ้าเป็นรายงานขนาดยาวควรแบ่งเป็นบท
- อัญประกาศ เป็นส่วนประกอบเนื้อเรื่องให้มีน้ำหนักน่าเชื่อถือ โดยนำข้อความที่ตัดมาจากคำพูดหรือข้อเขียนของคนอื่นมาเขียนไว้ในรายงานของตน
- เชิงอรรถ คือ ข้อความที่ลงไว้ตรงท้ายสุดของหน้า เพื่อบอกที่มาของข้อความที่ยกมาหรืออธิบายคำ
- ตารางภาพประกอบ ให้แสดงไว้ในส่วนของเนื้อเรื่องด้วย
- บรรณานุกรม คือ รายชื่อหนังสือ สิ่งพิมพ์และวัสดุอ้างอิงทุกประเภทที่ผู้ทำรายงานใช้ประกอบการเรียนและการค้นคว้า
- ภาคผนวก คือ ข้อความที่นำมาเพิ่มเติมในตอนท้ายของรายงาน เพื่อช่วยส่งเสริมให้ผู้อ่านเข้าใจยิ่งขึ้น
- ดรรชนี คือ หัวข้อย่อย หรือบัญชีคำที่นำมาจากเนื้อเรื่องในหนังสือ โดยจัดเรียงลำดับตั้งแต่ตัว ก-ฮ และบอกเลขหน้าที่คำนั้นปรากฎอยู่ในเรื่อง ดรรชนีจะช่วยผู้อ่านในกรณีที่ต้องการค้นหาคำหรือหัวข้อย่อย ๆ ได้อย่างรวดเร็ว

3. การเขียนรายงาน
1. ควรเขียนให้สั้นเอาแต่ข้อความที่จำเป็น
2. ใจความสำคัญควรครบถ้วนเสมอว่า ใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร
3. ควรเขียนแยกเรื่องราวออกเป็นประเด็น ๆ
4. เนื้อความที่เขียนต้องลำดับไม่สับสน
5. ข้อมูล ตัวเลข หรือสถิติต่าง ๆ ควรได้มากจากการพบเห็นจริง
6. ถ้าต้องการจะแสดงความคิดเห็นประกอบ ควรแยกความคิดออกจากตัวข่าวหรือเรื่องราวที่เสนอไปนั้น
7. การเขียนบันทึกรายงาน ถ้าเป็นของทางราชการ ควรเป็นรูปแบบที่ใช้แน่นอน
8. เมื่อบันทึกเสร็จแล้ว ต้องทบทวนและตั้งคำถามในใจว่า ควรจะเพิ่มเติมหรือตัดทอนส่วนใดทิ้ง หรือตอนใดเขียนแล้วยังไม่ชัดเจน ก็ควรจะแก้ไขเสียให้เรียบร้อย

4. การเขียนรายงานจากการค้นคว้า
4.1 รายงานค้นคว้าเชิงรวบรวม เป็นการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ มาเรียบเรียงปะติดปะต่อกันอย่างมีระบบระเบียบ
4.2 รายงานค้นคว้าเชิงวิเคราะห์ การนำข้อมูลต่าง ๆ ที่ได้มาวิเคราะห์ หรือค้นหาคำตอบในประเด็นให้ชัดเจน

5. วิธีการนำเสนอรายงาน
- รายงานด้วยปากเปล่า (Oral Reports) หรือเสนอด้วยวาจา โดยการเสนอแบบบรรยายต่อที่ประชุมต่อผู้บังคับบัญชา ฯลฯ ในกรณีพิเศษเช่นนี้ ควรจัดเตรียมหัวข้อที่สำคัญ ๆ ไว้ให้พร้อม โดยการคัดประเด็นเรื่องที่สำคัญ จัดลำดับเรื่องที่จะนำเสนอก่อนหน้าหลังไว้
- รายงานเป็นลายลักษณ์อักษร (Written Reports) มักทำเป็นรูปเล่ม เป็นรูปแบบการนำเสนออย่างเป็นทางการ (Formal Presentation)

6. ลักษณะของรายงานที่ดี
1. ปกสวยเรียบ
2. กระดาษที่ใช้มีคุณภาพดี มีขนาดถูกต้อง
3. มีหมายเลขแสดงหน้า
4. มีสารบัญหรือมีหัวข้อเรื่อง
5. มีบทสรุปย่อ
6. การเว้นระยะในรายงานมีความเหมาะสม
7. ไม่พิมพ์ข้อความให้แน่นจนดูลานตาไปหมด
8. ไม่การการแก้ ขูดลบ
9. พิมพ์อย่างสะอาดและดูเรียบร้อย
10. มีผังหรือภาพประกอบตามความเหมาะสม
11. ควรมีการสรุปให้เหลือเพียงสั้น ๆ แล้วนำมาแนบประกอบรายงาน
12. จัดรูปเล่มสวยงาม

7. การเลือกใช้สื่อและอุปกรณ์ในการนำเสนอ
มีโสตทัศนูปกรณ์ชนิดต่าง ๆ มากมายที่สามารถนำมาใช้ในการนำเสนอ แต่ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกใช้สื่อหรืออุปกรณ์ชนิดใดแล้ว ควรวิเคราะห์เสียก่อนว่าสื่อหรืออุปกรณ์ใดจะเหมาะสมและสอดคล้องกับเรื่องที่จะนำเสนอนั้น ๆ โดยวิเคราะห์จาก
- ขนาดและลักษณะของผู้ฟัง
- เวลาที่ใช้ในการนำเสนอ
- เวลาสำหรับการผลิตสื่อ
- งบประมาณ

โสตทัศนูปกรณ์และสื่อสำหรับใช้ในการนำเสนอ ควรจะสอดคล้องและเหมาะสมกับเรื่องราวในโลกยุคปัจจุบัน เราอาจจัดหามาได้หลาย ๆ อย่างเช่น
- เครื่องเสียงชนิดต่าง ๆ
- ชอล์ก/กระดานดำ
- ฟลิปชาร์ต/แผนภูมิ/ของจริง
- แผนผัง/แผนที่
- เครื่องฉายไมโครฟิล์ม
- เครื่องฉายภาพข้ามศรีษะ/ภาพถ่าย/แผ่นใส
- เครื่องฉายภาพยนตร์ทุกชนิด
- ทีวี/วีดีโอ/ภาพจากวีดีโอ
- เครื่องฉายสไลด์/ภาพสไลด์/มัลติวิชั่น
- ภาพจากจอคอมพิวเตอร์

ประโยชน์ของการเตรียมโสตทัศนูปกรณ์และสื่อสำหรับใช้ในการนำเสนอ จะเพิ่มอรรถรสในการบรรยายรายงานด้วยวาจาเพราะสามารถช่วยในเรื่อง ดังนี้
1. ผู้รับรายงานสามารถเห็นและคิดได้โดยตรงในทันที
2. มีความกระจ่างชัดและสามารถเน้นจุดสำคัญเป็นพิเศษได้ตรงจุด
3. ช่วยในการสรุปประเด็น